Privacyverklaring

Versie 1 mei 2023

Privacy en veiligheid

Wij van Tulip Assist vinden uw privacy en het veilig verwerken van uw persoonsgegevens heel belangrijk. U wilt natuurlijk zonder zorgen over privacy en online veiligheid een verzekering voor uw mobiele telefoon aanvragen. Dat vinden wij ook! Daarom laten wij u graag zien hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Tulip Assist Insurance Limited is verantwoordelijk voor alle persoonsgegevens die uw bij Tulip Assist, een merk van Tulip Assist Services B.V., achterlaat. Dit zijn onze gegevens:

Je hebt de verzekering afgesloten via Tulip Assist (Tulip Assist Services BV)

Je hebt de verzekering afgesloten via Tulip Assist Insurance Limited

Tulip Assist Insurance Limited is geregistreerd op Malta onder het volgende registratienummer – C80601, statutair gevestigd aan Development House, St. Anne Street, Floriana FRN9010, Malta, en is geautoriseerd door de Malta Financial Services Authority om het verzekeringsbedrijf uit te oefenen onder de Maltese Verzekeringswet (Hoofdstuk 403 van de Maltese wetgeving). De details kunt u vinden op https://www.mfsa.mt/financial-services-register/result/?id=12648.

Bij vragen omtrent privacy en veiligheid kunt u altijd terecht bij team privacy en de Data Protection Officer (FG) via privacy@tulipassist.be. De Data Protection Officer (FG) van Tulip Assist staat officieel geregistreerd bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Welke gegevens slaan we op en waarom?

Tulip Assist verzamelt op verschillende manieren persoonsgegevens. Welke gegevens precies worden verzameld hangt af van wat u op onze website doet en of u een Tulip Assist verzekering hebt aangevraagd. Wij verwachten dat u altijd accurate gegevens met Tulip Assist deelt en wijzigingen tijdig aan ons doorgeeft. Wij leggen graag uit welke gegevens wij van u verwerken.

Klantgegevens

We moeten natuurlijk weten wie u bent als u een Tulip Assist verzekering hebt aangevraagd. Op die manier kunnen we u zo goed mogelijk helpen. We vragen u om uw geslacht door te geven zodat we u op de juiste manier te kunnen aanspreken. Het is verplicht om uw voornaam en/of voorletters en achternaam samen met uw adresgegevens door te geven als u een verzekering aanvraagt. Daarnaast hebben we verplicht uw geboortedatum nodig om een controle uit te voeren of u 18 jaar of ouder bent, en dus een verzekering bij Tulip Assist mag afsluiten. Wij hebben deze informatie vanwege contractuele verplichtingen van uw nodig om de aanvraag van uw verzekering in behandeling te kunnen nemen en uw aanvraag te kunnen accepteren.

We sturen u updates over uw verzekering via e-mail, en soms via sms. Hiervoor hebben we uw e-mailadres nodig. Ook sturen we u facturen en informatie over de producten die u hebt gekocht. Na uw aanvraag vragen we u soms wat u van ons vindt, meestal per mail en soms per telefoon. Met uw feedback kunnen we onszelf namelijk blijven verbeteren!

Betaling

Als u een aanvraag indient voor een verzekering bij Tulip Assist, dan vragen we altijd verplicht om uw bankrekeningnummer (IBAN-nummer) met Tulip Assist te delen. We gebruiken uw IBAN-nummer na expliciete toestemming om maandelijks uw premie af te schrijven via automatische incasso. Daarnaast gebruiken we uw IBAN-nummer om uw identiteit te verifiëren.

Het betalen van uw verzekering gaat altijd via automatische incasso en in sommige gevallen via een beveiligde betaalomgeving. Ook het koppelen van uw betaling aan uw verzekering gebeurt via een beveiligde omgeving. Bij een betaling sturen we u gegevens vanuit onze beveiligde betaalomgeving direct naar de betalingsverwerkers.

Gegevens van uw producten

Als u een Tulip Assist verzekering aanvraagt slaan wij het IMEI- en EAN-nummer van u telefoon op, samen met een aantal andere gegevens over uw telefoon, zoals merk en type. Het IMEI-nummer is een unieke code die is gekoppeld aan uw specifieke product. Het EAN-nummer is een nummer dat is gekoppeld aan het type product dat u hebt. Zo weten we zeker dat u ook echt verzekerd bent met de telefoon die u gekocht hebt.

Verzekeringsgegevens

Zodra uw Tulip Assist verzekering is goedgekeurd en geactiveerd, koppelen we uw polis aan een verzekeringsnummer. Daarnaast slaan wij een aantal productgegevens op, zoals het type verzekering, het type telefoon dat u hebt verzekerd, en de begin- en einddatum van uw polis. We hebben deze gegevens nodig om uw verzekering goed te kunnen administreren.

Mocht u een schadeclaim indienen, dan vragen we u altijd om een aantal gegevens in te vullen, zoals de locatie van de schade, type schade, beschrijving schade, waar/hoe toestel opgeslagen, wanneer de schade is ontdekt getuigen (getuigen namen en adres) en de aansprakelijkheid van derden, namen en adres van derden, reden van de claim, verzekering bedrijf/houder en verzekering nummer. Daarnaast koppelen we uw claim altijd aan een specifieke schade ID. Deze gegevens hebben wij nodig om uw claim zo goed mogelijk in behandeling te nemen.

Communicatie

We houden uw graag via post, e-mail, telefoon of sms op de hoogte van uw verzekering, aanvraag of claims. Soms sturen we u serviceberichten over tips en tricks, beveiligingsupdates, beoordeling verzoeken, informatie over het aflopen van u verzekering of andere relevante informatie. Wilt u deze serviceberichten niet meer ontvangen? Neem dan contact op met de Tulip Assist klantenservice (info@tulipassist.nl).

We maken gebruik van de volgende communicatievoorkeuren: Serviceberichten (altijd ingeschakeld) U ontvangt informatie over uw verzekering, klantaccount, betaling en facturering. Af en toe kumt u extra informatie ontvangen over uw verzekering, zoals gebruikstips, updates, meldingen en beoordelingsverzoeken.

Nieuwsbrief

Onze nieuwsbrief ontvangt u via de e-mail. Natuurlijk krijgt u deze alleen als u ons hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven. Wilt u onze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Dan kunt u zich afmelden door op de knop “afmelden” onderaan de nieuwsbrief te klikken, of dit aan onze klantenservice door te geven.

Online herkenning

Als u onze website bezoekt slaan we uw IP-adres, clickgegevens en cookies op. Hiermee bieden we u een persoonlijke ervaring, passend bij uw voorkeuren.

Klantenservice

Als u contact opneemt met onze klantenservice willen we u graag zo goed mogelijk helpen. Hiervoor slaan we de emailgesprekken die u met onze klantenservicemedewerkers hebt op. Ook kan het zijn dat telefoongesprekken worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. Dit vertellen we u altijd voor het telefoongesprek. Soms vragen we u om specifieke persoonsgegevens aan ons door te geven tijdens een email- of telefoongesprek. Deze vragen stellen wij om te verifiëren dat u daadwerkelijk de klant bent die bij de verzekering hoort waar u naar vraagt. Ook maken we aantekeningen van ons contact, zodat we precies weten wat er is besproken als u nog een keer contact met ons opneemt.

Reparatie

Is uw claim goedgekeurd en vragen we u om uw toestel in te sturen voor reparatie? Wij helpen u graag! Voordat u het apparaat naar Tulip Assist opstuurt is het belangrijk om het apparaat te back-uppen en terug te zetten naar fabrieksinstellingen (ook wel: resetten). Dit is noodzakelijk om het te kunnen verwerken, en daarnaast wordt op deze manier alles verwijderd zodat er geen persoonlijke gegevens meer op u apparaat staan.

U bent zelf verantwoordelijk voor het resetten van uw apparaat (indien mogelijk). Als u dit niet doet of als het niet lukt, dan worden de gegevens alsnog van uw apparaat gewist, voor zover mogelijk. Daarnaast gaat u er dan mee akkoord dat uw gegevens mogelijk worden doorgestuurd naar bijvoorbeeld een reparatiebedrijf.

Reparaties worden uitgevoerd door gespecialiseerde reparatiebedrijven. Wordt uw apparaat, of een onderdeel daarvan, vervangen door een nieuwe? Dan wordt uw oude apparaat of onderdeel zorgvuldig vernietigd of gerecycled door het reparatiebedrijf.

Profilering en automatische beslissingen

Als u een verzekeringsaanvraag bij ons indient, dan nemen we een automatisch besluit over uw aanvraag. We kijken naar verschillende factoren, zoals uw claimverleden, leeftijd (18 jaar of ouder) en registratie in online databases.

Als u onze website bezoekt of een claim bij ons indient dan willen we in sommige gevallen graag weten hoe u de claim invult. Het kan zijn dat we uw ingevulde gegevens, klikgedrag, invulgedrag en keuzegedrag opslaan. Deze gegevens kunnen wij in sommige gevallen met elkaar combineren, om op basis van deze informatie en profilering uw claim zo goed mogelijk te beoordelen. Op basis van alle informatie kan een automatisch besluit worden genomen over uw claimaanvraag.

Hoe gaan we om met het delen en bewaren van uw persoonsgegevens?

Delen van persoonsgegevens

Wij vinden uw privacy heel belangrijk. Daarom delen we bepaalde of specifieke persoonsgegevens alleen met partners en derden als dit echt noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat dit nodig is voor uw verzekering. We verkopen uw gegevens nooit zomaar aan derden.

Om dit goed te regelen hebben we met alle partijen waarmee we uw persoonsgegevens delen een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dat is een contract waarin duidelijke afspraken zijn gemaakt over wie voor welke gegevens verantwoordelijk is. Er zijn verschillende partijen waarmee wij uw persoonsgegevens delen (indien van toepassing) om te zorgen dat uw telefoon snel verzekerd is en we u de beste service kunnen leveren:

• Tulip Assist Insurance Limited
• De verwerker van betalingsgegevens;
• De verwerker van communicatiegegevens (zoals telefonie, sms, en e-mail);
• De verwerker van klantinformatie (krediet- en betalingsrisico’s);
• Administratieverwerkers;
• Indien van toepassing en expliciet akkoord: (Online) marketingkanalen;
• Indien van toepassing: de reseller;
• Indien van toepassing: de pakketbezorger;
• Indien van toepassing: de fabrikant van een apparaat;
• Indien van toepassing: de risicobeoordelaar;
• Indien van toepassing: de verwerker van identiteitsgegevens;
• Indien van toepassing: het reparatiebedrijf;
• Goed om te weten: indien u een apparaat opstuurt voor reparatie, dan bent u zelf verantwoordelijk voor het terugzetten van uw apparaat naar de fabrieksinstellingen (indien mogelijk) voordat u het apparaat naar Tulip Assist opstuurt.

De meeste partijen zijn gevestigd in de Europese Unie en vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In sommige gevallen delen we bepaalde gegevens ook met partners die gevestigd zijn in de United States of America (USA) en die voorheen vrijwillig lid waren van het Europees-Amerikaanse ‘Privacy Shield.’ We hebben met deze partijen strikte afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens. Deze afspraken hebben wij vastgelegd in standaard contractuele clausules (SCC).

Bewaren van persoonsgegevens

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In sommige gevallen hebben we uw persoonsgegevens nodig om fraude of illegale activiteiten op te sporen. In dit geval hebben wij een wettelijke verplichting om deze persoonsgegevens te delen met politie, justitie of het openbaar ministerie wanneer er een verzoek bij ons binnenkomt. Daarnaast hebben wij een fiscale verantwoordelijkheid bij de belastingdienst. Dit betekent dat we vanuit legitieme, juridische en commercieel uitgangspunt uw persoonsgegevens bewaren om de door u bestelde producten en diensten aan u te leveren en u een zo veilig en betrouwbaar mogelijke service te kennen bieden.

Wilt u graag dat we uw privacyvoorkeuren voor U aanpassen? Neem dan contact op met team privacy: privacy@tulipassist.be

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij zorgen altijd voor de beste informatiebeveiliging. Onze website is voorzien van een beveiligde verbinding (te herkennen aan ‘https’ in de adresbalk) en SSL-certificaten. Bovendien maken wij altijd gebruik van de beste beveiligingssoftware, zodat uw persoonsgegevens zo veilig mogelijk worden opgeslagen. Dit gebeurt in ISO 27001 gecertificeerde datacenters op eigen servers in Nederland.

We controleren en monitoren al onze medewerkers, wie toegang heeft tot welke persoonsgegevens en we houden bij wie welke persoonsgegevens heeft ingezien. Zo weten we altijd wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Bovendien hebben alle medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), zodat we zeker weten dat iedereen veilig met uw persoonsgegevens omgaat.

Jouw rechten over uw gegevens

U mag natuurlijk altijd een verzoek indienen voor de inzage, rectificatie, gegevensoverdraagbaarheid of het verwijderen van uw persoonsgegevens uit ons bestand. Daarnaast mag u altijd uw standpunt kenbaar maken of een besluit aanvechten indien u het niet eens bent met de reden waarop uw verzekeringsaanvraag of claim is afgehandeld. u hebt altijd recht op een menselijke blik als wij een automatisch besluit hebben genomen over uw aanvraag of claim. Dit kan u doen bij onze klantenservice. Hier vragen wij u om verificatie dat u het bent, zodat we uw gegevens niet zomaar met iemand anders delen.

Verwijderen van uw gegevens

Natuurlijk kunt u uw gegevens bij ons verwijderen, als u dit graag wilt. Dit heeft als gevolg dat u geen klant meer bent van Tulip Assist Insurance, en uw polis per direct komt te vervallen en uw verzekering wordt beëindigd door de verzekeraar. Dit komt omdat we dan al uw gegevens wissen en niet meer weten of u een bepaald product bij ons hebt besteld. uw verzoek wordt binnen 15 werkdagen door onze klantenservice in behandeling genomen.

Wilt u onze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Dan kunt u zich makkelijk uitschrijven onderaan de nieuwsbrief.

Vragen of opmerkingen

Mocht u vragen of opmerkingen hebben omtrent privacy en veiligheid, dan kan u altijd terecht bij onze klantenservice. Voor verdere vragen of klachten kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de Nationale Ombudsman.